Política do uso de câmeras (CFTV)

  1. INTRODUÇÃO

A tecnologia do Circuito Fechado de Televisão (CFTV) se desenvolveu nos últimos anos para ser mais confiável, econômico e disponível. Quando usado adequadamente, o CFTV pode ajudar a reduzir o risco de acesso não autorizado às instalações, tranquilizar os usuários e fornecer um registro preciso do que aconteceu quando da ocorrência de um incidente. A fim de proteger seus usuários, funcionários e outras partes interessadas, a faz uso do CFTV em circunstâncias apropriadas para abordar áreas especificas de risco. Ao coletar e usar esses dados de vídeo gravados a VOE TELECOM está sujeita a uma variedade de leis, incluindo a Lei 13.709/18 – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que controla como tais atividades podem ser realizadas e as proteções que devem ser postas em prática, para proteger os dados de vídeos registrados. O objetivo desta política é definir as regras que devem ser seguidas, para que as responsabilidades da VOE TELECOM sejam atendidas em todos os momentos e a utilidade dos dados gravados seja conforme determinação legal.

  1. OBJETIVO

2.1 – Os equipamentos utilizados no sistema de CFTV são para a segurança dos seus colaboradores, usuários, fornecedores e visitantes em geral, bens e informações, visando a prevenção de furtos, prática de assédio sexual e riscos relacionados à segurança interna. A utilização destes equipamentos para dissuasão, poderá incorrer em instauração de investigação e potencial processo criminal por comportamento suspeito e/ou criminoso.

2.2 – A empresa VOE TELECOM, Inscrita sob o CNPJ nº 22.542.368/0001-14, com sede à Rua Florianópolis, 205, Parque Jacaraípe, Serra – ES – CEP: 29.175-496 – Brasil, opera um sistema de proteção de vídeo monitoramento em toda sua instalação, com a finalidade restrita da promoção da segurança e proteção corporativa da Empresa, como também, necessidades definidas nesta Política, relativas à proteção das pessoas naturais, no que diz respeito ao tratamento dos dados pessoais gravados em formato de imagem, aderentes à Lei nº 13.709/18 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD), à portaria nº 3.233/2012/DG/DPF (Instruções Segurança Privada), à Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, Art. 5º, X e à CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas, contando assim também, com orientações e recomendações emanadas pela ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).

2.3 – Esta política não aborda o uso de tecnologia especializada, como Reconhecimento Automático de Placas de identificação, reconhecimento facial ou veículos operados remotamente (drones, também conhecidos como sistemas aéreos não tripulados – VANT).

2.4 – Esta política aplica-se a todas as operações, pessoas e processos que constituem os sistemas de segurança da informação da VOE TELECOM, incluindo membros do conselho, diretores, funcionários, fornecedores e outros terceiros, que eventualmente legitimados por outra base legal, possam ter acesso ao sistema de CFTV.

  1. PROTEÇÃO DE DADOS

3.1 – O sistema de proteção de vídeo monitoramento da VOE TELECOM, tem um propósito específico e legítimo que atende a necessidade ou uma área de risco, como a prevenção ou redução de crimes em um local que eventualmente possa estar sujeito a atividades ilegais.

3.2 – Conforme o princípio de minimização de dados da LGPD, a gravação de vídeo deve estar ativa apenas nos dias e entre os momentos em que é necessária, e a gravação de áudio somente será utilizada quando justificada, levando em consideração as preocupações com privacidade. Para fins de proteção de dados, a VOE TELECOM atuará como a Controladora de dados para o uso do CFTV e, quando necessário, registrará com a autoridade fiscalizadora.

3.3 – Quando um terceiro for envolvido no tratamento de imagens do CFTV (como para armazenamento ou manutenção), ele será considerado operador no contexto da LGPD. Nesse caso, deve haver um contrato vigente, cujo objeto assegure a aderência às exigências relacionadas ao tratamento de dados pessoais.

3.4 – Para cada implementação de um novo dispositivo de CFTV, deverá ser realizada uma reavaliação no impacto de proteção de dados, considerando os novos riscos, caso existam, aos direitos e liberdades do titular dos dados, para garantir que haja uma proteção adequada. A avaliação de impacto de proteção de dados deve ser revisada regularmente e mediante mudanças significativas que possam afetar suas conclusões. A hipótese legal para tratamento de dados de imagem pelo CFTV é a promoção da segurança e proteção corporativa da VOE TELECOM, conforme os avisos publicados em cada setor/área/sala onde estão instaladas as câmeras.

3.5 – A VOE TELECOM, procederá anualmente uma revisão e avaliação da conformidade da presente política com as regras em matéria de proteção de dados e privacidade, ou sempre que houver qualquer revisão ou atualização.

  1. ESPAÇOS COBERTOS

4.1 – De acordo com o objetivo descrito no item 1 desta política, a inserção de câmeras levou em conta a necessidade de se manter um perímetro de segurança e de controlar os acessos a partir do exterior, de modo que esteja adequado às circunstâncias do local e de modo que não restrinja ou viole os direitos dos cidadãos. As áreas de cobertura englobam todo o espaço físico interno e externo sob responsabilidade da VOE TELECOM, não necessariamente focalizando diretamente o colaborador, o que estaria violando sua privacidade conforme Art. 5º, inciso X da Constituição Federal de 1988.

4.2 – As câmeras como citado no tópico acima, estão localizadas interna e externamente, e em diferentes pontos da VOE TELECOM sejam eles: corredores, laterais, recepção, bancada, garagem, acesso a escada de incêndio, dentre outros. A inserção nestes locais, foi cuidadosamente analisada para garantir a minimização da coleta e a vigilância dos espaços que não são relevantes para os fins previstos.

  1. SINALIZAÇÃO

5.1 – Os locais que contenham dispositivo de vigilância por vídeo deverão ser obrigatoriamente sinalizados com avisos ou placas. O texto que constará do aviso ou placa, deverá ser compatível com o que estabelece o princípio da transparência definido na LGPD.

  1. ARMAZENAMENTO E RETENÇÃO

6.1 – A limitação de armazenamento das imagens será de no mínimo 30 (trinta) dias e no máximo 90 (noventa) dias, ou ainda a capacidade que o hardware suportar (dispositivo de gravação de imagens).

6.2 – O Armazenamento deverá ser mantido em um local seguro com acesso apenas a pessoal autorizado. As mídias serão guardadas e transportadas de maneira a preservar a segurança. As mídias atuais e arquivadas devem ser mantidas trancadas e protegidas.

6.3 – Todas as gravações realizadas como “registros de vigilância” por vídeo, deverão ser retidas e armazenadas em local seguro por um período não superior a 02 (dois) anos. Após esse período, as gravações deverão ser apagadas ou sobrescritas, a menos que retidas como parte de uma investigação criminal ou processo judicial (criminal ou cível).

6.4 – É terminantemente proibido editar, alterar ou interceptar gravações ou imagens estáticas, exceto para melhorar a qualidade para fins de investigação ou desfocar recursos. Nenhuma tentativa deve ser permitida para alterar qualquer parte de qualquer gravação de vigilância.

6.5 – A única exceção autorizada será a ação de desfocar rostos de não participantes em um incidente por motivos de privacidade, no caso de um vídeo ou imagem estática ser fornecida a terceiros. Devem ser tomadas medidas para garantir que nenhuma edição ou alteração comprometa o vídeo gravado.

6.6 – Os sistemas de vigilância e monitores deverão ser configurados, para evitar que os operadores das câmeras de segurança adulterem ou dupliquem as informações gravadas.

6.7 – As gravações serão armazenadas de maneira consistente com a tecnologia disponível e transportadas de maneira a preservar a segurança. As gravações atuais e arquivadas serão protegidas. Todo o armazenamento e acesso às gravações serão controlados pelo SETOR DE TECNOLOGIA. Os registros de vigilância não devem ser armazenados por outros departamentos.

6.8 – As gravações usadas em investigações de aplicação da lei ou processos criminais devem ser retidas até o final do processo judicial e período de apelação, a menos que seja instruído de outra forma por um tribunal competente. As gravações também deverão ser retidas por outros motivos de boa-fé, conforme determinado pelo Departamento Jurídico da empresa. A transmissão de gravações pela Internet ou rede da empresa deverão usar tecnologia de criptografia, para garantir que as gravações não sejam acessadas indevidamente.

  1. GESTÃO DE ACESSO E MONITORAMENTO

7.1 – O acesso ao vídeo ao vivo ou ao vídeo gravado das câmeras deve ser limitado ao setor de segurança e pessoal designado. A cópia, duplicação e/ou retransmissão de vídeo ao vivo ou gravado deve ser limitada a pessoas autorizadas previamente pelo gestor do SETOR DE TECNOLOGIA. Os funcionários da VOE TELECOM estão proibidos de usar ou divulgar informações adquiridas das câmeras de segurança, exceto para fins oficiais. Todas as informações e/ou observações feitas no uso de câmeras de segurança são consideradas confidenciais, e só podem ser usadas para fins oficiais da empresa e de aplicação da lei.

7.2 – A exclusão de vídeo, de acordo com esta Política, e qualquer isenção à Política de Retenção e Destruição de Dados deve ser aprovada pelo SETOR DE TECNOLOGIA, seguindo as orientações do Encarregado de Dados (DPO). Apenas o SETOR DE TECNOLOGIA deverá ter permissão para excluir gravações de vídeo de acordo com esta Política.

7.3 – O SETOR DE TECNOLOGIA deve manter um registro de todas as instâncias de acesso ou uso de registros de vigilância. O registro deve incluir a data e a identificação da pessoa ou pessoas a quem o acesso foi concedido. O SETOR DE TECNOLOGIA também manterá uma lista de pessoal aprovado para monitorar feeds de vídeo ao vivo e/ou gravados. As gravações não relacionadas a, ou utilizadas para uma investigação, devem ser mantidas em sigilo e os dados deverão ser destruídos ao serem sobrescritos.

7.4 – Um registro que documente o acesso e o uso dos dados armazenados no sistema de vigilância centralizado da empresa deverá ser mantido por um período de, no mínimo, 12 (doze) meses.

7.5 – As solicitações de acesso, na obtenção das imagens do CFTV, realizadas por Titular de Dados ou demais solicitações, deverão estar fundamentadas em interesse específico, demonstrada a pertinência do pedido e lastreadas nas hipóteses legais previstas na LGPD, onde serão incluídas todas as verificações necessárias, para averiguar o direito legal de acesso e a identidade do solicitante. Quando aprovadas nos termos acima, as imagens gravadas poderão ser visualizadas (sujeitas a controles de acesso) ou um registro das imagens pode ser fornecido.

7.6 – As solicitações provenientes de fontes internas, (Departamentos, Áreas, Unidades ou Setores) da VOE TELECOM que necessitem ter acesso a vídeos ao vivo e/ou gravados deverão ser encaminhadas por escrito ao SETOR DE TECNOLOGIA, com o conhecimento prévio da Empresa/ Controladora, descrevendo a necessidade e justificativa; o SETOR DE TECNOLOGIA, com o conhecimento do DPO, analisará a solicitação e aprovará ou não o pedido feito.

7.7 – As solicitações de fontes externas direcionadas ao Controlador VOE TELECOM, para a liberação de dados de vídeos gravados, obtidos por meio de monitoramento de vigilância ou gravação, deverão ser submetidas previa e formalmente ao DEPARTAMENTO JURIDICO e ao conhecimento do DPO da VOE TELECOM, para aprovação antes da liberação.

7.8 – Solicitações relacionadas ao atendimento de demandas legais, como intimações e mandados de busca e apreensão, para liberação de dados de vídeos gravados, deverão ser encaminhadas ao DEPARTAMENTO JURÍDICO da VOE TELECOM e comunicadas ao DPO, quando aplicável. O DEPARTAMENTO JURÍDICO será responsável por revisar e responder a todas as solicitações legais, para a liberação de gravações obtidas por meio do monitoramento de vídeo e CFTV.

7.9 – Para o titular de dados exercer algum pedido de acesso, retificação, bloqueio e/ou exclusão de dados pessoais resultantes do uso do CFTV, deve encaminhar sua solicitação para o endereço de e-mail: lgpd@grupoosi.com.br.

  1. ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO E VERSÕES ANTERIORES

A última atualização desta Política de CFTV foi realizada em 15/01/2024.